Boekhouder & verantwoordelijke HR en administratie

Dottenijs · Voltijds of 4/5 · Onbepaalde duur

Over OSTYN

OSTYN is een familiebedrijf met meer dan 30 jaar ervaring in houten buitenconstructies op maat: veranda's, leefveranda's, poolhouses, carports en bijgebouwen. Vanuit ons atelier en onze showroom van 3.000 m² in Dottenijs realiseren we zo'n 650 projecten per jaar bij particuliere klanten in heel België en Noord-Frankrijk. We werken met 60 à 70 medewerkers: eigen productieatelier, eigen plaatsingsploegen, eigen technisch bureau.

Achter die projecten zit een groep van een handvol vennootschappen, waaronder een Franse verkoopvennootschap. Wie hier de boekhouding en de personeelsadministratie doet, ziet het hele bedrijf passeren.

De rol

Je bent het administratieve hart van de groep. Je voert de dagelijkse boekhouding van meerdere vennootschappen, waaronder een Franse, je beheert de personeelsadministratie samen met ons sociaal secretariaat en je volgt de verplichtingen rond preventie en veiligheid op.

Je werkt zelfstandig en beheert je eigen dossiers en deadlines. Je rapporteert rechtstreeks aan de CEO en hebt dagelijks contact met de directie, de collega's, de externe accountant, het sociaal secretariaat en de verzekeraars.

Drie vakgebieden in één functie. Op maandag sluit je de btw-aangifte af, op dinsdag maak je een contract klaar voor een nieuwe collega, op woensdag deel je werkkledij uit aan het atelier. Wie houdt van afwisseling en van verantwoordelijkheid voelt zich hier thuis.

Wat je doet

1. Boekhouding en financieel beheer

• Je voert de dagelijkse boekhouding van meerdere vennootschappen van de groep, waaronder een Franse vennootschap.
• Je boekt en controleert aankoop- en verkoopfacturen en financiële verrichtingen in Exact Online.
• Je volgt de betalingen van klanten en leveranciers op.
• Je maakt de bankafstemmingen en volgt de rekeningen op.
• Je bereidt de periodieke btw-aangiftes voor en dient ze in: maandelijks voor de btw-eenheid, driemaandelijks, en de Franse btw.
• Je bewaakt de boekhoudkundige en fiscale deadlines.
• Je doet de maandafsluitingen en bereidt de jaarafsluiting voor.
• Je levert de externe accountant alle gegevens en documenten aan en bent zijn aanspreekpunt.
• Je beheert de verzekeringsdossiers en volgt het wagenpark administratief op.

2. HR en personeelsadministratie

• Je beheert de personeelsadministratie van indiensttreding tot uitdiensttreding.
• Je maakt de documenten voor in- en uitdiensttredingen op en volgt ze op.
• Je houdt de personeelsdossiers en de gegevens in Officient up-to-date.
• Je volgt afwezigheden en verlof op en levert de gegevens voor de loonverwerking aan.
• Je werkt samen met het sociaal secretariaat voor de opmaak, betaling en opvolging van de lonen.
• Je volgt contracten, sociale documenten en vervaldagen op.
• Je beantwoordt de administratieve vragen van collega's en directie.

3. Preventie en veiligheid

• Je volgt de administratieve verplichtingen rond preventie en veiligheid op het werk op.
• Je coördineert de preventieacties en bent het aanspreekpunt voor de interne en externe partners, waaronder de externe preventiedienst.
• Je bewaakt documenten, opleidingen en vervaldata rond veiligheid.
• Je verdeelt en beheert de persoonlijke beschermingsmiddelen (PBM) en de werkkledij.

Wie zoeken we

Wat we verwachten

• Een opleiding boekhouden (bachelor accountancy-fiscaliteit of gelijkwaardig), of gelijkwaardige ervaring.
• Je kent de algemene boekhouding. Je boekt zelfstandig, je stemt af, je sluit af. Cijfers schrikken je niet af.
• Je houdt meerdere dossiers tegelijk in de hand en haalt je deadlines.
• Georganiseerd, nauwkeurig, zelfstandig en discreet. Je ziet lonen, contracten en persoonlijke gegevens.
• Je schakelt vlot van een boekhoudtaak naar een HR- of administratieve opdracht.
• Je werkt vlot met de gangbare informatica en leert onze software: Exact Online voor de boekhouding, Officient voor HR, ons eigen ERP.
• Frans en Nederlands. Een goede kennis van het Nederlands is nodig: een groot deel van de collega's en partners werkt in het Nederlands.

Een troef

• Kennis van de Franse boekhoudregels.
• Ervaring in personeelsadministratie.
• Ervaring in preventie en veiligheid, of een basisopleiding preventieadviseur. Heb je die nog niet, dan ben je bereid ze te volgen.

Herken je jezelf niet in elk vakje, maar wel in de functie? Solliciteer toch. Een goede boekhouder die HR of preventie wil leren, nemen we graag mee.

Wat bieden wij

• Een vast bediendencontract van onbepaalde duur, voltijds of 4/5 in overleg.
• Een salaris naar ervaring en profiel.
• Maaltijdcheques, forfaitaire netto onkostenvergoeding en groepsverzekering.
• Een afwisselende functie met echte zelfstandigheid over je dossiers.
• Rechtstreeks contact met de directie en met alle collega's, van kantoor tot atelier.
• Een bedrijf dat stevig investeert in digitalisering en AI. Wie hier wil leren, krijgt de tools.

Hoe verloopt de selectie

• 1. Kennismakingsgesprek in Dottenijs: je ervaring, je manier van werken, wat je zoekt.
• 2. Praktijkproef. Een paar echte boekhoudkundige en administratieve gevallen uit ons werk. We kijken hoe je redeneert, niet enkel naar je cv.
• 3. Tweede gesprek met verdieping, referentiecheck en een concreet voorstel.